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管理的學(xué)問（一）

發(fā)布時間：2019-05-20 來源：廣東中之鑒認(rèn)證有限公司

關(guān)于如何提高工作效率的幾點建議
鄺思敏

年復(fù)一年、日復(fù)一日，高強(qiáng)度、極具重復(fù)性的工作已讓許多員工身心疲憊。公司每一個崗位都須付出大量的時間與耐心去處理工作中反復(fù)出現(xiàn)的問題，永遠(yuǎn)沒有休止的工作使大家?guī)缀醵汲闪斯ぷ鞯臋C(jī)器。顯然，如何提高工作效率，已成為當(dāng)前必須解決的問題。下面，本人將對在日常工作中，如何提高工作效率做出幾點建議，希望可以使工作效率得到改善和提高。
   1、每天定時完成日常工作
每一個崗位每天都需要做一些反反復(fù)復(fù)的工作，這些工作包括處理文件、資料、和同事或上級的交流、和企業(yè)必要的交流等等。這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。
處理這些日常工作的最佳方法是定時完成，在每天預(yù)定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它。
除非有什么特殊原因，否則，強(qiáng)迫自己在預(yù)定時刻之內(nèi)不要因為非預(yù)定的工作要亂了陣腳。這樣，處理這些事務(wù)的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。
   2、安排好隨時可進(jìn)行的備用任務(wù)，以不浪費(fèi)時間
我們常常會遇到這樣的情況：經(jīng)過一輪沖鋒，將手頭上的幾項緊急的任務(wù)都完成后，不想做任何需要投入精力的工作，而下班的時間還未到來。
通常，遇到這些情況時，我們會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。無所事事地等待是最浪費(fèi)時間的一種做法，而隨便進(jìn)行一項工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，而真正需要處理的事務(wù)確被忘卻。
對待這樣的空白時間最好的方法是：預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù)，而利用這樣的時間去進(jìn)行它。這樣的備用任務(wù)要求具備的特點是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行；沒有太大的時間壓力，不必在某個時間非完成不可。
如果你安排好了這樣的任務(wù)，不但可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且還可以在日積月累下獲得額外的收獲。
   3、列出工作計劃，并且用明顯的方式提示完成的進(jìn)度
工作計劃是必不可少的，這種計劃并不是為了向誰匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓自己記住有哪些事情需要去做，而不是被無形且又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不已。
首先，在每周的開始列出本周的計劃。計劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情，除非有嚴(yán)格時間限制的任務(wù)（例如：周三技委會前必須提交出的資料或注撤消名單等），否則，周計劃無須設(shè)定每項任務(wù)擬訂的進(jìn)行時間，也沒有必要詳細(xì)去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓自己不會忘記本周要做的工作。
其次，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當(dāng)天必須做的事，并安排具體時間去完成。例如，先列出所有需要打的電話，和每個電話的內(nèi)容，從早上九點半到十一點半之間安排與企業(yè)溝通的時間。這張時間表應(yīng)該隨時在身邊，一抬眼就能看到，隨時都可以提醒自己下一步工作的內(nèi)容。
最后，必須進(jìn)行工作計劃的總結(jié)。用粗筆把已做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去，然后，把當(dāng)日或當(dāng)周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去。
制定計劃的根本目的不是給自己施加任何壓力，而是給自己一個清晰的、有準(zhǔn)備的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而煩惱，而是要記住這些任務(wù)，并且盡快安排時間去完成。同時，工作計劃不但不會帶來壓力，還會給你帶來自信和成就感。當(dāng)你看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去時，就象征服和消滅敵人一樣暢快淋漓。
   4、善于思考和總結(jié)
無論是漂亮地完成一項任務(wù)或是完成的不夠盡人意時，不要急于沾沾自喜或馬上灰心喪氣。靜下心來，總結(jié)自己成功的心得或失敗的原因。善于總結(jié)和思考才能使自己在不斷的磨練中蛻變。

管理的學(xué)問（二）

學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)